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Aktenlagerung - Rhenus Office Austria

Aktenlagerung

Wir leben im digitalen Zeitalter und trotzdem häufen sich in vielen Betrieben die Papierberge in den Archiven. Durch den steigenden Dokumentationsaufwand sind wir von einem papierlosen Büro weit entfernt. Dadurch müssen die Unternehmen immer weitere Lagerkapazitäten schaffen und eine professionelle Archivstruktur organisieren . Die Aktenlagerung ist für Unternehmen und Behörden aufgrund der Aufbewahrungsfristen, aber auch aus der Sicht der Beweismittelsicherung, unverzichtbar, zählt jedoch nicht zum Kerngeschäft.  Daher ist die externe Aktenlagerung bei dem Spezialisten Rhenus Office Systems die ideale Lösung, um die Akten strukturiert aufzubewahren. Zudem ist die externe Aktenlagerung im Vergleich zur Archivierung in eigenen Büroräumlichkeiten deutlich günstiger. 

Mehrwerte durch die externe Aktenlagerung mit Rhenus Office Systems:

  • Kostengünstigere Aktenlagerung im Vergleich zur eigenen Archivierung
  • Mehr Platz im eigenen Unternehmen
  • Sicherste, modernste und strukturierteste Methode zur Archivierung
  • Überwachung der Aufbewahrungsfristen  sowie der Aktenzugriffe und -Bewegungen
  • Der Zugriff auf die eigenen Aktenbestände ist jederzeit und kurzfristigst möglich
  • Deutlich geringerer Aufwand zum professionellen managen der Aktenbestände
  • Die Digitalisierung bei Bedarf (on Demand) ist jederzeit möglich

Welche Anforderungen stellen sich bei der Aktenlagerung im eigenen Betrieb?

Es müssen die richtigen Lagerräume vorhanden sein. Diese sollten groß genug, vor Wasser und Feuer sicher und abschließbar sein. Zudem muss der Datenschutzes gewährleistet sein, das Unbefugte keinen Zutritt zu diesen Räumen haben, oder abteilungsübergreifend keine Aktenbestände eingesehen werden können (Bsp. Personalakten etc.). Das bedeutet laufenden Aufwand und Investitionskosten für eine sichere Archivsystematik, um die sich jederzeit bemüht werden muss. Darüber hinaus ist die Indexierung und Registrierung der Akten ein wichtiger Punkt, die häufig vernachlässigt wird. Definieren Sie beipielsweise kein Vernichtungsdatum, wird der Aktenbestand immer weiter ansteigen, ohne das die zu vernichtenden Akten zeitgerecht aussortiert werden.

Welche Vorteile ergeben sich bei der Aktenlagerung mit Rhenus Office Systems?

Wie bereits erwähnt, sind die Anforderungen für eine Aktenlagerung am eigenen Standort umfangreich, zeitintensiv und nicht zuletzt mit erheblichen Kosten verbunden. Oft werden die Akten länger als nötig aufgehoben, und nehmen so Platz für neue Akten in Anspruch. Deshalb bietet es sich an, die Aktenlagerung an ein kompetentes Dienstleistungsunternehmen „auszulagern“.

Rhenus Office Systems lagert die in speziell eingerichteten Sicherheitsarchiven. Die platzoptimierte Aktenlagerung ist diese Lösung auch deutlich günstiger als die Archivierung in eigenen Räumlichkeiten im besipielsweise Stadtgebiet. Durch das Barcodebasierte Archivsystem werden alle Aktenbestände erfasst und registriert. Somit sind nicht nur die Aktenbestände jederzeit bekannt, Sie können auch entsprechende Recherche betreiben und bei Bedarf Akten bestellen. Je nach vereinbarten Servicelevel werden die Akten dann zu Ihnen an den Schreibtisch zugestellt. Sind die Aufbewahrungsfristen für die Aktenlagerung abgelaufen, so können über das Archivsystem Vernichtungslisten generiert werden.

Zudem gibt es viele weitere Services und Vorteile mit der Rhenus Office Systems in Bezug auf die Aktenlagerung. Melden Sie sich bei uns, gerne Unterstützen wir Sie bei der optimlalen Organisation Ihres Archives.

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Genehmigter Entsorgungsbetrieb

GLN-Nummer: 9008390866726

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A - 2301 Groß-Enzersdorf

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